各二级校友组织：
为进一步规范我校二级校友组织工作，推动校友工作有序开展，请根据本组织章程做好本年相关理事会召开工作，具体通知如下：
一、按时召开理事会（11月20日前）
1.根据章程规定的参会人数方能召开理事会，如有理事变更、重要事项等需表决的，要按照章程规定的人数表决方有效；
2.理事会召开时，理事信息如有调整的请填写《上海师范大学校友会会员登记表》（附件1）并做好《上海师范大学二级校友组织理事通讯录》（附件2）更新；
3.理事会可根据学院实际情况安排议程（模板见附件5），如有理事变更（增补、退出）及重大决议等议程，需制作会议决议和纪要（模板见附件5），决议由出席理事当场审议、签名，并填写《上海师范大学二级校友组织负责人备案表》（附件3）、《上海师范大学二级校友组织理事变更情况表》（附件4）；
4.原则上理事会换届必须以线下形式开展。
二、需要提交的材料（电子版和纸质版均需）
1.换届校友会
序号 | 时间 | 内容 | 备注 |
1 | 会 前 两 周 上 报 | 换届申请报告 |
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2 | 新一届理事拟定人选名单（姓名、年级、专业、单位、职务、联系方式及拟担任理事会职务） | 新一届理事名单更新人员不少于1/3；校内人员不多于1/5 | |
3 | 上一届理事会工作报告 | 理事会工作报告不是指过去一年的报告，而是上一届任期的几年工作总体报告 | |
4 | 会 后 一 周 内 上 报 | 会员登记表（附件1） | 所有理事都填 |
5 | 学院校友理事通讯录（附件2） |
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6 | 校友会（分会）负责人备案表（附件3） | 需要学院敲章 | |
7 | 理事变更情况备案表（附件4） | 需要学院敲章 | |
8 | 章程 | 不管是否有修订都要 | |
9 | 理事会会议议程（模板见附件5） |
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10 | 理事会会议决议、会议纪要（模板见附件5） | 决议需所有理事签名 | |
11 | 相关新闻及照片 | 同步上传校友会网站 |
2.不换届校友会
序号 | 时间 | 内容 | 备注 |
1 | 会 后 一 周 内 上 报 | 会员登记表（附件1） | 所有理事都填 |
2 | 学院校友理事通讯录（附件2） |
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3 | 校友会（分会）负责人备案表（附件3） | 需要学院敲章 | |
4 | 理事变更情况备案表（附件4） | 需要学院敲章 | |
5 | 章程 | 不管是否有修订都要 | |
6 | 校友会本年度工作报告 |
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7 | 理事会会议议程（模板见附件5） |
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8 | 理事会会议决议、会议纪要（模板见附件5） | 决议需所有理事签名 | |
9 | 相关新闻及照片 | 同步上传校友会网站 |
以上附件请至【校友会网站—资料下载—理事会管理常规资料】中下载。
附件：1.上海师范大学校友会会员登记表
2.上海师范大学二级校友组织校友理事通讯录
3.上海师范大学二级校友组织负责人备案表
4.上海师范大学二级校友组织理事变更情况表
5.学院理事会议程、决议、纪要参考模板
上海师范大学校友会秘书处